Comment Sentara a déplacé Epic vers le nuage, a sauvé des millions et a lancé un spin-off

Sentara Health, un système de santé à but non lucratif basé à Norfolk, en Virginie, qui exploite plusieurs hôpitaux, groupes médicaux et autres établissements de soins, a décidé de migrer ses systèmes de DSE vers le cloud – en particulier EPIC sur Microsoft Azure.

Jeff Thomas est vice-président principal et directeur de la technologie chez Sentara Health. Il se décrit comme non votre professionnel traditionnel de santé.

Il est entré dans les soins de santé il y a sept ans et a été amené à Sentara Health spécifiquement pour aider à faire entrer l'organisation dans le cloud. C'était un objectif au niveau du conseil d'administration – et certainement l'objectif du CIO. Comment Sentara permette-t-elle le cloud dans son environnement? Les défis étaient autour des limites de capacité et des jours d'approvisionnement.

Mais d'abord, une pandémie

“Tout cela est devenu très important à cause de ce qui s'est passé après avoir commencé ce voyage: nous étions au milieu du voyage dans le nuage lorsque Covid a frappé, alors heureusement, nous avions la capacité de mettre à l'échelle pendant Covid”, se souvient Thomas.

“Et quand je dis à l'échelle, nous avons pu évoluer notre frontal et tout le reste de manière intéressante. Si nous n'avions pas mis le nuage en place, nous n'aurions pas pu évoluer.

“Cela nous aurait coûté des millions de dollars et nous aurions attendu longtemps pour obtenir des choses”, a-t-il poursuivi. “Nous avons pu faire beaucoup de choses très rapidement parce que nous avions déjà environ 60% de notre infrastructure dans le cloud pour l'informatique, pour la frontale avec des fenêtres, des ordinateurs de bureau virtuels, ce genre de choses – et la capacité de déplacer 8 000 personnes à la maison.”

De plus, les données de Sentara étaient très clôturées et verrouillées dans un centre de données.

“Ainsi, lorsque nous avons cherché à nous diriger vers ce modèle centré sur les données dans les soins de santé, nos données n'étaient pas proches des personnes qui devaient les consommer”, a expliqué Thomas. “Il a été verrouillé dans un centre de données assis dans un hôpital. Pour pouvoir faire l'analyse, vous avez dû retourner dans un centre de données physique.

“Ce n'est même pas proche de l'endroit où ces utilisateurs se trouvent parce que ces utilisateurs arrivent via le cloud, via Internet”, a-t-il poursuivi. “Il s'agissait de cela dans une plate-forme élastique, qui nous permet de croître. C'était un problème. Nous n'avons pas pu être cohérentes avec ce centre de données.”

Que coûtent vraiment les centres de données?

Sentara a fait la modélisation pour examiner les véritables coûts du centre de données: bâtiments, électricité, rafraîchissement des systèmes et bien plus encore. Ainsi, par exemple, si le système de santé devait effectuer une reprise complète d'une catastrophe, pas une reprise après sinistre de style couverture d'urgence, Thomas a commencé à prendre en compte ces coûts pour déterminer la consommation de capital.

“Ce que nous trouvions, c'est qu'environ un tiers à les deux tiers de ce que nous avions acheté n'était pas utilisé dans nos centres de données ou était sous-utilisé, soit il n'allait qu'à d'autres applications”, a-t-il déclaré. “Et puis nous avons frappé ce point de basculement où nous devons effectuer ces gros achats et ce coût aurait dû être mis contre certaines de ces applications plus petites – ils n'ont jamais été mis en œuvre ou n'ont jamais obtenu de code contre eux. Donc, tout le monde pensait que c'était bon marché dans certains cas mais cher dans d'autres.

“Et puis ce rafraîchissement du capital a limité notre capacité à innover parce que nous devions ensuite attendre la rafraîchissement du capital, soit nous n'avons pas pu consommer certaines des nouvelles capacités parce que nous devions attendre que nous ayons plus d'infrastructures pour le gérer”, a-t-il ajouté.

Évaluant tous ces facteurs, Thomas et son équipe ont creusé le concept d'évolutivité élastique.

“Comment automatiser cela et changer ce modèle de demande?” a-t-il expliqué. “Comment pouvons-nous nous unifier dans notre plate-forme de données, nous donnant des modèles en temps réel que nous savions que nous allions avoir besoin de données DSE? Comment pouvons-nous atteindre un coût de dépenses opérationnels, je peux modéliser et prédire mes coûts de dépenses opérationnels parce que je construis cela dans le cadre du processus d'architecture.

“Et puis cela nous a permis de vraiment refaire notre modèle de sécurité qui a été enfermé dans un centre de données qui s'est développé organiquement”, a-t-il poursuivi. “Nous avons ensuite construit et breveté un processus de déploiement automatisé dans le cloud qui nous a donné un modèle qui nous donne une conformité HIPAA, une confiance zéro, un cryptage au repos et un déploiement automatisé qui verrouille l'environnement où les choses sont déployées.”

Juste ce que le médecin a ordonné

Tout cela a augmenté à ce que Sentara recherchait – l'évolutivité instantanée et la capacité de centraliser et d'automatiser les services de données, de réduire les dépenses en capital et de renforcer la sécurité et la conformité.

“Le DSE n'est pas seulement le DSE”, a déclaré Thomas. “Ce sont tous ces environnements secondaires et tertiaires qui vivent de cela. C'est la capacité de faire évoluer ceux qui sont nécessaires et de prendre des décisions qui nous permettent de mieux tirer parti et récolter les données qui proviennent de ces systèmes pour prendre d'autres décisions cliniques ou améliorer la capacité des personnes à prendre des décisions cliniques.

“Donc, nous avons commencé le déménagement – et un mouvement de nuage n'est pas un soulèvement et un shift, c'est une réingénierie”, a-t-il poursuivi. “Nous avons utilisé un processus solide de mise en œuvre de l'ingénierie et de l'architecture. Chacun de nos systèmes a suivi un processus de transformation. Nous les avons réarchisées, nous avons documenté comment ils fonctionnent, nous avons mis à niveau si nécessaire.”

Parfois, l'équipe a déplacé les systèmes dans ce qui était le SaaS ou l'infrastructure en tant que cloud. Parfois, il a déplacé les systèmes directement dans une plate-forme SaaS et n'est jamais allé au cloud parce que l'équipe a peut-être sélectionné une nouvelle plate-forme plus propice à ce que le personnel devait faire. L'équipe a pris environ 1 300 applications et les a réduites à environ 600. Dans le cadre de cette transformation, l'équipe a également réévalué la façon dont les systèmes fonctionnent.

“Nous avions des systèmes qui étaient de 90 à 95 serveurs qui chuteraient des nuages ​​dans un environnement 45-serveur”, a expliqué Thomas. «La taille de ces environnements a été réduite pour répondre à leurs demandes. Nous avons également examiné les technologies innovantes qui nous ont permis de réduire le coût de fonctionnement.

“Nous utilisons de nouvelles technologies et de nouvelles capacités à la fois d'un point de vue de la sécurité et d'un point de vue de l'architecture qui était en cours de développement dans le cloud – sans être développé dans un modèle sur site”, a-t-il poursuivi. “Nous avons pu architeser et conduire cela.”

Un grand changement

Cela a changé son fonctionnement.

“Notre modèle d'exploitation est désormais axé sur l'ingénierie et l'architecture et l'optimisation des coûts et la ré-architecting”, a expliqué Thomas. “Chaque système que nous avons passe par ce processus. Donc, cela ne réduit pas mes dépenses, cela nous permet en fait de budgétiser et de vous dire quelles sont les dépenses à l'avant du projet parce que nous l'ingénieurs et l'architecte. Et je peux vous donner un coût mensuel et un coût annuel pour gérer un système.

“Et maintenant, vous allez prendre une décision commerciale différente parce que maintenant ce système qui a l'air bon marché peut ne pas être aussi bon marché parce que ce que vous faisiez auparavant, c'était que vous pouviez se reproduire d'autres achats que vous avez effectués et dire:” Oh, cette application est bon marché “”, a-t-il poursuivi. “Parce que j'ai dépensé beaucoup d'argent sur un système de DSE ou un système PAC ou un autre système. Et je cannibalise essentiellement une partie de cette capacité à mettre ce système pour le rendre bon marché ou plus rentable.”

En réalité, cela ne le rend pas plus rentable – cela réduit en fait ce qui a été fait à l'origine, a-t-il ajouté.

“Et cela brouille les lignes du coût des décisions que prend l'activité”, a-t-il déclaré. “Alors maintenant, nous examinons ces coûts dans ce domaine. Nous sommes également en mesure d'optimiser ce qui existe. Nous optimisons constamment. Nous examinons de nouvelles opportunités de la façon dont nous sauvegardez, comment nous maintenons les données, comment nous ingérons et prenons en charge les données dans cet environnement.

“Cela nous oblige également à être beaucoup plus attentifs à nos demandes parce que nous y pensons maintenant comme le fait l'entreprise”, a-t-il poursuivi. “Donc, dans le monde des affaires, dans un hôpital, si vous avez plus de patients, vous allez utiliser plus de produits, vous devez donc comprendre à quoi ressemble ce coût, puis vous allez commencer à prendre des décisions commerciales différemment.”

Il en va de même pour être fait dans le monde informatique, a-t-il ajouté.

Le regarder à travers une lentille d'affaires

“S'ils veulent plus de demande ou si nous devons faire plus de calcul, nous pouvons leur montrer à quoi ressemble cette demande au sens commercial”, a expliqué Thomas. “Au lieu de simplement dire, oh, j'ai besoin de plus de stockage, je peux dire, voici le chiffre en dollars que cela coûte pour vous.

“Alors maintenant, je vais commencer à parler en termes commerciaux, en termes de coût”, a-t-il poursuivi. “Je parle en termes commerciaux et comment cela fonctionne. Donc, cela change la façon dont je regarde mon modèle de coût. Cela change également la façon dont je prends des décisions architecturales. Je commence à regarder les choses différemment.”

Cela permet à l'équipe de se déplacer dans le bon espace, a-t-il ajouté. D'après la façon dont on fonctionne maintenant du point de vue de l'entreprise, il donne à l'équipe beaucoup d'élasticité sur les données, a-t-il déclaré.

“Je suis capable de vraiment tourner des données et de permettre vraiment à ces équipes de données et aux gars de l'analyse des données de vraiment commencer à utiliser leurs données de manière plus cohérente”, a-t-il expliqué. “Parce qu'il y a beaucoup de nouveaux ensembles d'outils construits dans le cloud qui nous permettent de faire les choses de manière plus dynamique et de commencer à entrer dans l'analyse et la consommation en temps réel. Cela place également nos données dans un meilleur endroit pour montrer ce qui se passe ou pour pouvoir accéder à ces données pour nos consommateurs.

“Lorsque je commence à créer des applications, je n'ai pas à reproduire ces données de la même manière”, a-t-il poursuivi. “Parce que je peux avoir ces lacs de données, je suis en mesure d'utiliser certains des outils qui me permettent de faire une meilleure analyse et aussi d'étendre rapidement de nouvelles capacités avec ces données.”

Un nouvel outil puissant pour la ceinture d'outils

À l'avenir, la possibilité de déployer des systèmes d'une manière automatisée et de conduire des économies d'échelle à travers l'automatisation, grâce à l'évolutivité, puis donne à l'équipe informatique un grand outil dans sa ceinture d'outils pour résoudre les problèmes commerciaux, a-t-il déclaré.

“Et nous l'avons vu à la pelle lorsque nous avons tourné 8 000 travailleurs du savoir dans leurs machines domestiques hors des ordinateurs de bureau virtuels Windows où j'ai canalisé le cloud sur le centre d'appel Avaya à des personnes pour Covid”, a noté Thomas. «Je leur ai fait tous leurs trucs à la maison jusqu'à ce que nous puissions obtenir les ordinateurs portables. Et j'ai pu le faire à une fraction du coût sans aucune demande. Et je n'ai en aucune façon affecté mes opérations cliniques en faisant cela.

“Et je pouvais l'étendre”, a-t-il poursuivi. “Dans le cloud, cela change la façon dont vous fonctionnez en termes d'architecture. Donc, nous architectes tout. Rien ne se déploie.

De plus, l'équipe peut architeser en temps réel car elle peut se déployer et se retirer et se réengendrer en temps réel, a-t-il ajouté.

Millions d'économies

“Donc, j'apporte maintenant mes DevOps, mes Secops, je rassemble mes architectes dans une pièce et nous discutons de ces choses et nous construisons en temps réel et cela change beaucoup sur la façon dont nous faisons les choses”, a déclaré Thomas. “Dans le cadre de l'analyse de rentabilisation originale, basé sur cette base de base, avec les systèmes que nous avions au moment où nous avons commencé à effectuer la transition et à la fin de cela, nous avons vérifiable environ 2,5 millions de dollars d'économies annuelles grâce à des droits qui nous ont permis une période de trois ans. Donc, c'est un total d'économies d'environ 7 à 8 millions de dollars sur une période de trois ans.

“Cette année, nous allons obtenir près de 2,5 millions d'opportunités de dimensionnement, de nouvelles capacités, des engagements d'instance réservés”, a-t-il poursuivi. “Comment pouvons-nous les environnements automatiquement à l'échelle automatique, comment faisons-nous ces types de choses? Au fur et à mesure que nous augmentons de nouvelles capacités, je réduise mon coût. Donc, dans un sens, j'ai en fait un coût plat car j'innove et que j'obtiens de nouvelles capacités.”

De tous ces travaux, Sentara a pris tous ses apprentissages et les a tournés dans une entreprise appelée Opafi. Opafi propose les meilleures pratiques et capacités techniques pour déplacer les charges de travail EHR EPIC de sur site au cloud.

“Opafi est une coentreprise entre des solutions informatiques infinies, qui a des antécédents de services gérés et un soutien à grande échelle, et l'expérience de Sentara avec le mouvement des soins de santé vers le cloud”, a déclaré Thomas. “Non seulement l'infrastructure, mais la transition organisationnelle et le renversement – Opafi est construit par des soins de santé pour les soins de santé.

“Il s'agit d'une entreprise qui sort et d'aider les DSI et CTOS à passer par ce processus de transition”, a-t-il poursuivi. “Les apprentissages que nous avons qui font non seulement arriver au cloud, mais en cours d'exécution efficacement dans le cloud, au fil du temps.”

Suivez la couverture à succès de Bill sur LinkedIn: Bill Siwicki
Envoyez-lui un courriel: bsiwicki@himss.org
Healthcare IT News est une publication des médias HIMSS.

Regardez maintenant: pourquoi vous ne pouvez pas simplement vider l'IA sur un CIO ou un CTO pour faire un chef de l'IA en chef